Zo bouwt u een auditklaar DBA-dossier op

Bij een controle op schijnzelfstandigheid geldt in de praktijk: wie het kan onderbouwen, staat sterker. Een auditklaar dossier laat zien dat u de arbeidsrelatie serieus heeft getoetst en dat er sprake is van echt ondernemerschap. Zonder zo'n dossier is een controle al snel een discussie op basis van herinneringen, waarbij u het initiatief kwijt bent. Dit artikel beschrijft wat zo'n dossier bevat, waarom de feiten zwaarder wegen dan het contract en hoe u het dossier actueel houdt.

Waarom een dossier onmisbaar is

De Belastingdienst kijkt bij een controle vooral naar de feitelijke uitvoering van het werk. Zonder vastlegging is het achteraf lastig te reconstrueren hoe er precies is gewerkt. Een dossier bevriest de situatie op papier en helpt u om per gezichtspunt uit te leggen waarom er geen dienstbetrekking is. Dat maakt het verschil tussen een goed onderbouwd standpunt en een discussie op basis van herinneringen.

Een dossier heeft nog een tweede functie. Het laat zien dat u de arbeidsrelatie serieus heeft beoordeeld. Ook als achteraf blijkt dat een relatie toch als dienstbetrekking wordt aangemerkt, weegt aantoonbare zorgvuldigheid mee bij de vraag of er sprake is van verwijtbaarheid. Dat kan het verschil maken tussen alleen een naheffing en een naheffing met een forse boete. Een dossier is dus zowel bewijs van uw standpunt als bewijs van uw goede trouw.

Wat er in het dossier hoort

• De overeenkomst. De schriftelijke afspraken over opdracht, duur, tarief en vervanging.
• Bewijs van ondernemerschap van de opdrachtnemer. Inschrijving bij de Kamer van Koophandel, meerdere opdrachtgevers, eigen materiaal, eigen verzekeringen en facturen.
• Vastlegging van de feitelijke werkwijze. Wie bepaalt de werktijden, hoe verloopt de aansturing, is vervanging toegestaan en gebeurt dat ook?
• Onderbouwing van het ondernemersrisico. Aansprakelijkheid voor fouten, geen doorbetaling bij ziekte, investeringen en debiteurenrisico.
• Uw eigen toetsing. Een notitie waarin u per gezichtspunt uw afweging vastlegt.

Feiten wegen zwaarder dan het contract

Een veelgemaakte fout is te vertrouwen op een mooie contracttekst. Als in de praktijk anders wordt gewerkt dan op papier staat, telt de praktijk. Zorg er daarom voor dat het dossier de werkelijke gang van zaken weergeeft en niet alleen de bedoeling. Klopt de praktijk niet met de afspraak, pas dan of de afspraak of de praktijk aan zodat beide met elkaar in lijn zijn.

Concreet betekent dit dat u niet alleen documenten verzamelt, maar ook vastlegt hoe er daadwerkelijk wordt samengewerkt. Een korte notitie waarin staat dat de opdrachtnemer zijn eigen werktijden bepaalt, zich desgewenst laat vervangen en aansprakelijk is voor fouten, is waardevoller dan een uitgebreide overeenkomst die niet strookt met de dagelijkse gang van zaken.

Houd het dossier actueel

Een dossier is geen eenmalige exercitie. Werkrelaties veranderen: een korte opdracht kan uitgroeien tot een langdurige samenwerking, en juist dan neemt het risico op inbedding toe. Wat bij aanvang een duidelijk afgebakende klus was, kan na verloop van tijd gaan lijken op regulier werk dat anders door personeel zou worden gedaan.

Evalueer lopende opdrachten daarom periodiek, bijvoorbeeld ieder half jaar, en actualiseer het dossier. Leg ook vast wanneer een relatie is beeindigd of omgezet naar loondienst. Zo ontstaat een tijdlijn die laat zien dat u de relatie voortdurend heeft gevolgd en beoordeeld, in plaats van een momentopname die snel veroudert.

Praktische aanpak

Werk met een vaste structuur per opdrachtnemer, zodat controles snel en consistent verlopen. Een eenvoudige map of digitale omgeving met steeds dezelfde onderdelen maakt het beheer overzichtelijk en zorgt ervoor dat er niets wordt vergeten. Wijs intern een verantwoordelijke aan die de dossiers beheert en bewaakt dat nieuwe opdrachten meteen op de juiste manier worden vastgelegd.

Combineer dit met een vaste toets bij de start van elke nieuwe opdracht, zodat u nooit zonder onderbouwing begint. Voor accountants kan het dossier bovendien een handvat zijn om jaarlijks met cliënten door te nemen of de inhuur nog verantwoord is. Zo wordt het dossier niet alleen een verdedigingsmiddel, maar ook een instrument om risico's vroeg te signaleren. Een goed ingericht proces kost weinig tijd zodra het loopt en voorkomt onaangename verrassingen bij een controle.

Bronnen

• Belastingdienst: werken met zzp'ers
• Rijksoverheid: handhaving schijnzelfstandigheid

Disclaimer. Dit artikel is algemene voorlichting en geen juridisch of fiscaal advies. WetDBA Scan aanvaardt geen aansprakelijkheid voor beslissingen op basis van deze informatie. Raadpleeg bij twijfel een jurist of belastingadviseur.