Compliance en dossier
DBA-dossier opbouwen, stap voor stap
Een waterdicht DBA-dossier bevat per zzp-relatie: opdrachtbevestigingen, facturen, communicatie, bewijs van ondernemerschap en periodieke herbeoordelingen. Bewaar het dossier zeven jaar conform fiscale bewaartermijn en update bij elke wezenlijke wijziging.
Gecontroleerd aan de hand van officiële bronnen (Rijksoverheid, Belastingdienst, rechtspraak.nl). Dit is voorlichting, geen juridisch advies.
Stap 1: Opdrachtbevestiging per opdracht
Leg per opdracht vast: scope, deliverables, oplevercriteria, looptijd, tarief en wie verantwoordelijk is voor materiaal. Vermijd open-eind opdrachten met urendeclaratie zonder doel.
Stap 2: Bewijs van ondernemerschap
- Kopie KvK-inschrijving
- Bewijs van meerdere opdrachtgevers (factuuroverzicht)
- AVB-polis (Aansprakelijkheidsverzekering Bedrijven)
- Eigen website of portfolio
- Investeringen in eigen materieel of opleidingen
Stap 3: Facturen en betalingsbewijzen
Bewaar alle facturen met BTW-nummer en KvK-nummer. Betalingen lopen via zakelijke rekening op naam van de onderneming, niet op naam van de natuurlijke persoon.
Stap 4: Communicatie en uitvoering
Bewaar e-mails, opdrachtwijzigingen en oplevercommunicatie. Vermijd communicatie die instructie-karakter heeft ('Doe X vandaag om 9 uur'); werk via deliverable-afspraken.
Stap 5: Periodieke herbeoordeling
Herbeoordeel elke zes maanden of bij wezenlijke wijzigingen. Documenteer per herbeoordeling de uitkomst, de risico's en de gevolgde acties. WetDBA Scan kan dit automatiseren met notificaties.
Stap 6: Bewaartermijn en organisatie
Bewaar het dossier zeven jaar conform de fiscale bewaartermijn. Organiseer per zzp'er een eigen map of dossierruimte, en zorg voor versiebeheer bij contracten en herbeoordelingen.