Compliance en dossier
DBA-dossier opbouwen, stap voor stap
Een waterdicht DBA-dossier bevat per zzp-relatie: opdrachtbevestigingen, facturen, communicatie, bewijs van ondernemerschap en periodieke herbeoordelingen. Bewaar het dossier zeven jaar conform fiscale bewaartermijn en update bij elke wezenlijke wijziging.
Stap 1: Opdrachtbevestiging per opdracht
Leg per opdracht vast: scope, deliverables, oplevercriteria, looptijd, tarief en wie verantwoordelijk is voor materiaal. Vermijd open-eind opdrachten met urendeclaratie zonder doel.
Stap 2: Bewijs van ondernemerschap
- Kopie KvK-inschrijving
- Bewijs van meerdere opdrachtgevers (factuuroverzicht)
- AVB-polis (Aansprakelijkheidsverzekering Bedrijven)
- Eigen website of portfolio
- Investeringen in eigen materieel of opleidingen
Stap 3: Facturen en betalingsbewijzen
Bewaar alle facturen met BTW-nummer en KvK-nummer. Betalingen lopen via zakelijke rekening op naam van de onderneming, niet op naam van de natuurlijke persoon.
Stap 4: Communicatie en uitvoering
Bewaar e-mails, opdrachtwijzigingen en oplevercommunicatie. Vermijd communicatie die instructie-karakter heeft ('Doe X vandaag om 9 uur'); werk via deliverable-afspraken.
Stap 5: Periodieke herbeoordeling
Herbeoordeel elke zes maanden of bij wezenlijke wijzigingen. Documenteer per herbeoordeling de uitkomst, de risico's en de gevolgde acties. WetDBA Scan kan dit automatiseren met notificaties.
Stap 6: Bewaartermijn en organisatie
Bewaar het dossier zeven jaar conform de fiscale bewaartermijn. Organiseer per zzp'er een eigen map of dossierruimte, en zorg voor versiebeheer bij contracten en herbeoordelingen.